U heeft een eigen bedrijf en u neemt meerdere opdrachten aan. Alles is volgens planning gegaan, maar u wacht nog steeds op een betaling van een klant. Herkent u dit? Bij ieder bedrijf kan het voorkomen dat klanten niet op tijd betalen. Dit is natuurlijk erg vervelend en het heeft financiële gevolgen voor uw bedrijf. Het kan zelfs het voorbestaan van uw bedrijf in het geding brengen. Een goed incasso– en debiteurenbeheer zorgt dat u veel ellende bespaart blijft. Hieronder vindt u een aantal tips voor effectief debiteurenbeheer.
Wie is u klant
Afhankelijk van het type product of dienst die u levert, kunt u vooraf wat onderzoek doen naar de klant. Neem bijvoorbeeld een kijkje in het handelsregister van het KvK of doe op Internet een naam onderzoek. Daarnaast kunt kredietinformatie inwinnen over de klant bij diverse bureaus en verzekeraars. Door informatie in te winnen kunt u meerdere vervelende situaties voor zijn.
Heldere administratie en afspraken
Goed debiteurenbeheer begint bij uzelf. Maak een heldere overeenkomst van de verkoop, zodat zowel u als uw klant weet waar hij aan toe is. Neem ook de tijd om een goede factuur op te stellen. Controleer of al uw eisen en wensen helder staan omschreven. Maak met de klant duidelijke afspraken over de betalingsvoorwaarden.
Verstuur een factuur
Indien u lang wacht met het versturen van een factuur, zal het langer duren voordat u betaald krijgt. Stuur de klant daarom direct na de levering van een product of dienst de factuur, zodat hij nog vers in het geheugen heeft waarvoor hij moet betalen. Hoe sneller u een factuur de deur uit doet, hoe minder kans u daarna heeft op fouten. Neem in de offerte of orderbevestiging het betalingstermijn op. U dient zelf in de gaten te houden of de klant betaald heeft. Als u de klant een factuur gestuurd heeft en daarop vermeld stond dat hij binnen twee weken moet betalen, moet u ook meteen na dit termijn gaan kijken of hij daadwerkelijk heeft betaald.
Telefonisch contact
Een paar dagen voor het factuur betaald dient te zijn kunt u de klant nabellen. Vraag uw klant of hij de factuur ontvangen heeft en of de inhoud klopt. Doe dit op een persoonlijke manier, zodat de klant snel geneigd is over te gegaan tot betaling. Houd uw administratie goed bij, zodat u ziet wanneer er een betaling binnenkomt.
Schriftelijke aanmaningen
Wanneer de betalingstermijn verstreken is, kunt u uw klant nog één schriftelijke aanmaning sturen. Vergeet niet in de laatste aanmaning de klant formeel in gebreke te stellen. Maak de klant attent op de rente en kosten die in rekening zullen worden gebracht bij uitblijven van betaling. Deze stap is onderhevig aan een aantal wettelijke voorwaarden.
Uitbesteden
Heeft u moeite met het binnenhalen van betalingen? Dan is het wellicht verstandig om dit uit te besteden. Een incassobureau kan de debiteuren voor u beheren. Zo voorkomt u dat betalingsachterstanden oplopen. Via NGC Incasso vergelijkt u incassobureaus, zodat u tijd overhoudt voor ondernemen. Vraag via de website van NGC Incasso diverse offertes aan bij erkende incasso specialisten.